اصول و قواعد مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار در پیاده سازی نرم افزار ERP
بخش بزرگی از چالش پیاده سازی نرم افزار ERP انطباق فرآیندها و رویه های سازمان بر بهروش های (Best Practice) شناخته شده در فرآیند پروژه استقرار ERP است. این انطباق لاجرم مستلزم مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار است. اما تحقق مفهوم مهندسی مجدد در عرصه ی عمل، حاصل اجرای درست اصول و قواعد مهندسی مجدد است که در واقع راهنمای خرید نرم افزار ERP خواهد بود؛ در این نوشته از سامیکس به اختصار به آن ها اشاره کنیم:
1- اصل بازگشت از انتها: بر اساس نتایج فرآیندها سازماندهی کنید نه بر اساس وظایف.
2- اصل فشردگی افقی : تا حد امکان شغل ها را ترکیب کنید تا جایی که مدیران کارگشا(چند مهارته) و گروه های کارگشا(چند وظیفه ای) پدید آیند.
3- اصل فشردگی عمودی: تصمیم ها حتی الامکان باید در زمان و مکان انجام کار گرفته شود و به جای جدا کردن تصمیم گیری از کار، تصمیم گیری جزء کار می شود
4- اصل نقطه تماس واحد: نقطه تماس واحد به عنوان یک حایل میان فرآیند پیچیده و مشتری عمل می کند و چنان با مشتری رفتار می کند که گویی وی مسئول عملکرد کل فرآیند است. یکی از نقاطی که بعد از پیاده سازی نرم افزار ERP بهبود پیدا می کند نقطه تماس است.
5- اصل حذف زمان و فعالیت های غیرارزش افزا: زمان تلف شده در بیشتر فرآیندها از سه منبع سرچشمه می گیرد:
• انتظار تکمیل یک واحد کار،یا برای خود محصول یا برای قطعه ای مورد نیاز که هنوز آماده نیست.
• انتظار برای انجام مجدد یک کار فیزیکی یا فکری
• انتظار برای تصمیم مدیریت برای ارسال کار به مرحله ی بعد این زمان ها باید شناسایی و تصحیح شوند.
دو مورد از راهکار های عملی اصل پنجم به شرح زیر هستند:
• هم زمان سازی جریان فیزیکی عملیات و اطلاعات
• جایگزین کردن اطلاعات به جای مواد فیزیکی
همزمان سازی یکی از مهمترین مزیت های راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی (ٍERP) برای صرفه جویی در وقت و هزینه سازمان است.
6- اصل انتقال فعالیت به جایی که بیشترین معنا و منفعت را دارد: حذف کنترل ها، کاهش بازرسی های بعد از انجام کار و کاهش رفع مغایرت ها بعد از استقرار و خرید نرم افزار ERP به این معنا است که کار در زمان و مکانی صورت گیرد که بیشترین ارزش افزوده را دارد. در ضمن برون سپاری نیز یکی از راهکارهای این اصل است. برون سپاری بخشی از فرآیند که باید با بهره وری بالاتر انجام شود ولی در حوزه ی تخصصی سازمان نیست.
7- اصل مدیریت تناقض نماها: پارادوکس ها، اموری هستند که به ظاهر متناقض هستند. برای مدیریت پارادوکس ها باید از خلاقیت سود جست. برای نمونه سازماندهی معمولا یا متمرکز است یا غیر متمرکز،اما استفاده خلاقانه از فناوری اطلاعات، شرکت ها را قادر ساخته است تا به صورتی عمل کنند که گویی تک تک واحدهای آن کاملا خود مختار هستند،حال آنکه سازمان بازهم از صرفه جویی های ناشی از تمرکز برخوردار است.
8- اصل شکستن چارچوب ها و رهایی از مفروضات و عادات: قالب شکنی رمز موفقیت در مهندسی مجدد است. به همین دلیل تکنیکی در مهندسی مجدد وجود دارد که به آن طراحی از یک کاغذ سفید می گویند.این عنوان بدین معناست که باید کار را از ذهنیت پاک یا پاک کردن ذهنیت ها شروع کرد.
9- اصل استفاده ی مناسب از فناوری اطلاعات و ارتباطات (فاوا): فاوا به مجموعه ای از سخت افزار ها، نرم افزارها، شبکه ها ورسانه ها اتلاق می شود که برای جمع آوری ، ذخیره، پردازش، انتقال و نمایش اطلاعات به کار می روند. صرفا به کارگیری آخرین دستاوردهای اطلاعات و ارتباطات، سبب موفقیت مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار نیست.فاوا در صورتی کارگشاست که در خدمت اصول و قواعد دیگر پیش گفته باشد.
